O orçamento. Um evento de sucesso é lucrativo, por isso precisa de controlar o orçamento. Se está a ter dificuldade com esse ponto, procure uma empresa de organização de eventos no Porto ou uma empresa de organização de eventos em Lisboa e peça até 5 orçamentos.
A divulgação. Outro factor para organizar um evento de sucesso é a divulgação. Precisa de promover o evento junto do seu público-alvo. Prepare um comunicado de imprensa e faça uma campanha nas redes sociais para promover o evento, vender bilhetes ou conseguir mais inscrições.
Crie interação. Propicie momentos em que o público pode interagir com os convidados, dar a sua opinião ou fazer networking. Os eventos em que o público tem mais interacção criam memórias!
Um check-in impecável. Ninguém gosta de esperar na fila para entrar para o evento. Use uma máquina de check-in para facilitar todo o processo e tenha várias filas com seguranças (caso seja necessário) para que a entrada seja rápida e eficaz.
O horário e a data. “No dia certo à hora certa”. Este é um dos maiores segredos para organizar um evento bem-sucedido e a que o seu público vai querer aderir. Certifique-se que não há outro evento a concorrer pelo menos público na mesma data.
Prepare toda a logística do evento. Às vezes, um evento tem convidados muito interessantes e imensas oportunidades de networking, mas corre mal porque há falta de comida, casas de banho sujas ou até cadeiras desconfortáveis. Por isso, prepare todos estes serviços extra com antecedência!
Não se esqueça de nenhuma licença. Se vai ocupar um espaço público, precisa de tratar de tudo com a câmara municipal. Também vai precisar de garantir a presença de seguranças privados ou da polícia de segurança pública, agilizar as descargas das casas de banho portáteis com a ETAR local e contratar um posto médico.
